دفاتر نویسی

گروه داده پردازی شرق با استعانت از باریتعالی و به همت ویژه کادر متخصص و مجرب خود به طور تخصصی به انجام امور حسابداری مالیاتی ویژه اشخاص حقیقی و حقوقی مشغول می باشد.

یکی از مباحث مهم در زمینه حسابداری و ارتباط آن با مباحث مالیاتی بحث دفاتر نویسی، انجام به موقع آن و انجام صحیح آن می باشد که هم به لحاظ فنی و تکنیکی و هم به لحاظ مسایل حقوقی بسیار حایز اهمیت می باشد.

آئین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگاهداری دفاتر قانونی موضوع تبصره یک ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم

ماده ۱ــ مقررات این آئین نامه شامل مودیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتی مستقیم مصوب ۶۶/۱۲/۳ مجلس شورای اسلامی، ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان خود را با رعایت مقررات مربوط تسلیم می نمایند.

تبصره ۱- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ فاقد اعتبار بوده و به نفع آنها قابل استناد نخواهد بود.

تبصره ۲- مودیان در انتخاب یکی از روشهای متداول حسابداری آزاد هستند ولی باید در سالهای بعد نیز همان روش را اعمال نمایندو در صورتی که به جهات مشخصی تغییر روش داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر روش بر حساب سود و زیان را ضمن اضهارنامه وسایر صورتهای مالی تسلیمی به حوزه مالیاتی ذیر ربط مشخص نمایند.

فصل اول- مشخصات دفاتر قانونی

ماده ۲- دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل ( دفتر درآمدو هزینه )که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها، دفاتر روزانه و کل مطابق مقررات مواد ۱۱و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف گردیده و به فارسی تحریر شده باشد.

تبصره ۱- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود.

تبصره ۲- ادارات امور اقتصادی و دارائی موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفاتر مشاغل ثبت و پلمپ شده از ناحیه خودرا به حوزه­های مالیاتی مربوط ارسال نمایند. همچنین مودیان موظفند در اظهار نامه مالیاتی خود تعداد و نوع دفاتری که برای سال مالیاتی مورد رسیدگی پلمپ کرده اند و نیز کلیه دفاتر نانویس موجود ثبت و پلمپ شده سالهای قبل را ذکر نمایند و ممیزین مالیاتی مکلفند پس از اطمینان از اینکه دفاتر قانونی مودی منحصر به دفاتر ابزاری است اقدام به رسیدگی نمایند.

ماده ۳- دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را بتاریخ و قوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفتر داری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء بترتیب در آن ثبت کنند.

تبصره- نگاهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر طبقه یا طبقاتی از آنها امکان پذیر است از قبیل دفتر روزنامه صندوق، دفتر روزنامه بانک و دفاتر روزنامه غیر نقدی مانند خرید و فروش نسیه و اقساطی و یا دفتر روزنامه دو یا چند مورد از حسابها.

ماده ۴- دفتر کل دفتری است کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد گذاری حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که نتیجتاً تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد.

ماده ۵- دفتر مشترک روزنامه و کل دفتری است که برای حسابهای مورد نیاز مؤسسه بر طبق اصول متداول دفتر داری متضمین ستونهای سرفصل حساب باشد بطوریکه با ثبت و نگاهداری دفتر مذکور بتوان نتایج تمام عملیات را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه کرد.

ماده ۶- دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه ) دفتری است که لااقل متضمن ستونهائی برای درج تاریخ، شرح موضوع، درآمد، هزینه و دارائیها قابل استهلاک باشد و اقلام مذکور بترتیب تاریخ و قوع در آن ثبت گردد بطوریکه در پایان سال تعیین جمع در آمد و هزینه شغلی مودی و نتیجتاً تنظیم حساب سود و زیان از آن امکانپذیر باشد.

فصل دوم- سایر دفاتر و مدارک حساب

ماده ۷- دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حسابهای دفتر کل کارتهای حساب در حکم دفاتر معین است.

ماده ۸- کارتها یا اوراق چاپ شده که با دست تکمیل می شوند، سیستم کارتی و اوراق چاپ شده که توسط ماشینهای حسابگر مکانیکی یا الکترونیکی تهیه می شوند بر حسب مورد سیستمهای مکانیکی یا الکترونیکی نامیده می شوند.

ماده ۹- برگه یا مدرک حساب یا سند حسابداری عبارت از نوشته ای است که در آن یک یا چند مورد از عملیات مالی و پولی و محاسباتی انجام شده به حسابهائی که حسب مورد بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شوند و چنین مدرکی پس از امضاء مرجع ذیصلاح و صدور آن قابل ثبت در دفاتر معین و روزنامه و کل است.

فصل سوم- نحوه تحریر و نگاهداری دفاتر قانونی

ماده ۱۰- مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگاهداری می نمایند باید کلیه عملیات مالی و پولی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگاهداری دفتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) باید هر گونه در آمد و هزینه و خرید و فروش دارائی­های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگاهداری حساب از ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی و کارتهای حساب استفاده شود.

تبصره – اشتباهات حساب حاصل در ثبت عملیات در صورتی که بعداً در اثنای عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و به اصلاح آن در دفتر مبادرت و مستندات آن ارائه شود به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

ماده۱۱- مودیان مجاز به نگاهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد­های روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید واگر درآمدی متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند.در صورتی که اقلام درآمد و هزینه و خریدار دارئی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشند مودیان مذکور بایستی پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و بنحوی که برای رسیدگی مأموران تشخیص مالیات قابل استفاده باشد نگاهداری نمایند.

ماده ۱۲- در مواردی که دفتر روزنامه و کل نگاهداری می شود کلیه عملیات مالی و پولی مؤسسه و در موارد نگاهداری دفتر مشاغل کلیه درآمدها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام حسب مورد در دفتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.

تبصره ۱- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تأخیر تحریر شناخته نمی شود و هر گاه انجام و ختم اینگونه اعمال با توجه به سیستم و طرز کار مؤسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تأخیر ثبت تلقی نخواهد شد.

تبصره ۲- تأخیر تحریر عملیات در صورتی که بمنظور سوءاستفاده نباشد در مواردی استثنائی تا یک هفته به تشخیص مالیات و بیش از آن به تشخیص هیئت سه نفری موضوع بند سوم ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ به قانونی بودن دفتر خللی وارد نخواهد کرد.

تبصره ۳- در مواردی که دفاتر پلمپ شده توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف ۳۰ روز دفاتر جدیدی پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند، تأخیر ثبت عملیات در این مدت موجب غیر قانونی شناختن دفاتر نخواهد بود.

تبصره ۴- در مورد مؤسسات جدید التأسیس تأخیر ثبت دفاتر برای اولین سال تأسیس تا سی روز از تاریخ ثبت شخس حقوقی و یا تاریخ شروع بکار سایر اشخاص مجاز خواهد بود.

ماده ۱۳- کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.

ماده ۱۴- مؤسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، لااقل سالی یکبار و در غیر اینصورت ماه به ماه در دفاتر مرکز مؤسسه ثبت کنند.

ماده۱۵- پلمپ دفاتر ضمن سالی مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تآحیر پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره­ های سه و چهار ماده ۱۲ این آئین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۳ این آئیننامه در مورد دفتر کل، موجب غیر قانونی شناختن دفاتر نخواهد بود.

ماده ۱۶- اشخاصی که حسابهای خود را در دفتر مشترک روزنامه و کل نگاهداری می کنند، مکلفند برای ثبت عملیات خود دفتر کل جداگانه نیز نگاهداری کنند.

ماده ۱۷- مؤدیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالیاتی دفتر یا دفاتر تجدید ثبت و پلمپ نمایند و در صورت استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده نانویس سال یا سالهای قبل موظفند ظرف ۳۰ روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید مراتب را با ذکر مشخصات دفاتر مزبور به حوزه عملیاتی ذیر ربط اعلام نمایند.

تبصره – حکم این ماده در مورد استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده لغایت سال ۱۳۶۷ در صورت عدم مغایرت نوع آنها با مقررات موضوع قانون مالیاتهای مستقیم مصوب اسفند ماه ۱۳۶۶ نیز جاری است.

ماده۱۸- مؤدیانی که از سیستمهای مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می نمایند موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه اسناد داده شده به ماشینهای مکانیکی یا الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۳ این آئین نامه به دفتر کل منتقل کننند و علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه به دفتر کل منتقل کنند و علاوه بر این بمنظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه­های آن را در اختیار مأموران رسیدگی قرار دهند.

ماده ۱۹- اعمال زیر در دفتر نویسی ممنوع است:

الف- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آنها

ب – تراشیدن و پاک کردن مندرجات قانونی.

ج – محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر یا رنگ یا جوهر و یا هر گونه وسائل شیمیائی و نظایر آنها.

د – جای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی همچنین سفید ماندن تمام یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثنای عملیات.

هـ- بستانکاران شدن حسابهای نقدی و بانکی.

تبصره- حکم بند« د» این ماده شامل مواردی که سفید ماندن تمام صفحه دفتر برای ثبت تراز افتتاحی باشد نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود به اعتبار دفتر خللی وارد نمی سازد.

فصل چهارم – موارد رد دفاتر و تعلق جرائم

ماده ۲۰- تخلف از تکالیف مقرر در آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد:

الف– در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده یا فاقد یک یا چند برگ باشد.

ب– عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی در دفاتر بشرط احراز.

ج- تقدم ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آنها.

د- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه.

هـ- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت ( آرتیکل ) بین سطور.

و- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر بمنظور سوءاستفاده.

ز- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه

و دفتر مشاغل بمنظور سوءاستفاده باستثنای موارد مذکور در تبصره ماده ۱۹ این آئین نامه.

ح- محو کردن مندرجات دفاتر با وسائل شیمیایی.

ط- ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و نظایر آنها بمنظور سوء استفاده.

ی- بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحسابهای بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تأخر ثبت حسابها یا دریافت و پرداخت باشد که در اینصورت موجب رد دفتر نیست.

ک- تأخیر تحریر دفتر روزنامه و دفتر مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره­ها ی۲و ۳و۴ ماده ۱۲ و تأخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مقرر در ماده ۱۳ و تأخیر زاید بر حد مقرر در ماه ۱۸ این آئین نامه.

ل- عدم ثبت خلاصه عملیات شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۴ این آئین نامه.

م- عدم ارائه آئین نامه یا دستور العملهای کار ماشین و برنامه­ های آن در مورد اشخاصی که از سیستمهای مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می نمایند.

ن- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه در صورتیکه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۰ این آئین نامه اقدام نشده باشد.

س- استفاده از دفاتر نانویس سال یا سالهای قبل در صورتیکه مشخصات آنها درمهلت مقرر در ماده ۱۷ این آئین نامه به حوزه مالیاتی ذیربط اعلام نشده باشد.

ع- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده (ولونانویس )

تبصره۱- در صورتیکه دفاتر ابرازی مودی با توجه به نحوه نگاهداری و تحریر و تنظیم حسابهای آن بنظر ممیز و تأئید سر ممیز مالیاتی ذیربط غیر قابل رسیدگی تشخیص و یا به علت عدم رعایت موازین قانونی و مقررات این آئین نامه مردود اعلام شود ممیز مالیاتی بایستی مراتب را با ذکر دلایل کافی کتباً به مودی ابلاغ و پرونده امر را برای رسیدگی هیئت سه نفری حسابرسان منتخب وزیر امور اقتصادی و دارائی موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم ارسال دارد.چنانکه مودی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ بـآن هیأت مراجعه و با ادای توضیحات لازم و ارائه دلایل و مدارک کافی رفع اشکال نماید تشخیص در آمد مشمول مالیات بر اساس رسیدگی به دفاتر و در غیر اینصورت بر اساس رأی هیأت مزبور بطریق علی الرأس صورت خواهد گرفت.

تبصره ۲- هیأت های موضوع بند ۳ ماده قانون ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم مکلفند دلایل غیر قابل رسیدگی یا مردود بودن دفاتر اعلام شده از طرف مأموران تشخیص را با ملاحضه چگونگی تنظیم و نگاهداری دفاتر و توضیحات مودی( اعم از حضوری یا ارسالی بصورت کتبی ) و رعایت اطراف و جوانب و با توجه به اوضاع و احوال دفاتر و اسناد و مدارک مربوط وعنایت به اصول کلی و متداول حسابداری و نیز درجه اهمیت اشکالات مطروحه از طرف حوزه مالیاتی و واقعیات امر مورد بررسی دقیق قرار داده نظر خود را برابر حکم بند (۳) یاد شده اعلام دارد و در صورت قبول دفاتر مواردی را که طبق ماده (۲۱)این آئین نامه سبب تعلق جریمه می باشند مشخص نماید.

ماده۲۱- موارد مذکور در زیر در صورتیکه دفاتر و اسناد و مدارک مؤدی مورد قبول مأموران تشخیص یا حسب مورد هیأت موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیاتهای مستقیم و یا هیأت های حل اختلاف مالیاتی قرار گیرد، موجب تعلق جریمه می باشد.

الف- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی در هر مورد دویست ریال و حداکثر ده هزارریال.

ب- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل ) بین سطور یا در حاشیه در هر مورد پنج هزار ریال.

ج- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر در هر مورد ده هزار ریال.

د- محو کردن مندرجات دفاتر یا وسائل شیمیایی در هر مورد پنجاه هزار ریال

هـ- ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و نظایر آنها در هر مورد بیست هزار ریال.

و- جای سفید گذاشتن در صفحات دفترروزنامه و دفتر مشاغل بیش از حد مجاز مقرر در این آئین نامه در هر مورد پنج هزار ریال.

ز- سفید ماندن تمام صفحه در دفاتر روزنامه و مشاغل، غیر از موارد مجاز مقرر در این آئین نامه بازاء هر صفحه هزار ریال.

ح- بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی،غیر از موارد مجاز مقرر در این آئین نامه پنج هزار ریال.

ط- تأخیر تحریر دفاتر قانونی بیش از حد مجاز مقرر در این آئین نامه برای هر مورد پنج هزار ریال.

ی- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات مؤسسه در هر مورد دو هزار ریال و حد اکثر بیست هزار ریال.

ک- عدم ارائه دفاتر ثبت و پلمپ شده مربوط به سال مالیاتی مورد رسیدگی بازاء هر جلد دفتر یکصد هزار ریال.

ل- عدم رعایت مقررات موضوع تبصره (۲) مادۀ ( ۱) این آئین نامه یکصد هزار ریال.

تبصره۱- حداکثر جریمه مقرر در این آئین نامه برای یک یا چند مورد حسب مقررات تبصره یک ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم به شرح زیر خواهد بود.

۱- تا ده درصد مالیات متعلق، در صورتیکه ده درصد مذکور از یکصد هزار بیشتر باشد.

۲- تا یکصد هزار ریال، در صورتیکه ده درصد مالیات معادل و یا کمتر از یکصد هزار ریال باشد.

۳- تا یکصد هزار ریال، در صورت عدم شمول مالیات.

تبصره ۲- تعلق جرائم مذکور در این آئین نامه که در اجرای تبصره یک ماده ۹۵ قانون مالیاتهای مستقیم مقررشده است مانع وصول جرائم مقرر در سایر مواد قانون مزبور نخواهد بود.

تبصره ۳- جرائم موضوع این ماده باید بهمراه مالیات و در صورت عام شمول مالیات بطور مجزا در مهلت مقرر برای مطالبه مالیات توسط مأموران تشخیص مربوط مورد مطالبه قرا گیرد و چنانچه دفاتر بعداً مورد قبول هیئت حل اختلاف مالیاتی واقع شود، هیئت مزبور مکلف است موارد تعلق جریمه و میزان آنرا در رای صادره مشخص نماید.